MES OUTILS D’ORGANISATION

L’organisation plus on en manque, moins on avance dans nos projets. Cette aptitude est vraiment un must à maîtriser si on souhaite ne pas se retrouver submergé de boulot à la fin du mois ou de la semaine. On a tous notre propre façon de s’organiser. Selon nos emplois du temps, selon nos préférences et nos facilités, et parfois même selon nos humeurs. Toutefois, bourrer d’énergie et de motivation ou non, il faut tout de même avoir un minimum d’organisation pour réussir à progresser.

C’est pourquoi, aujourd’hui, j’ai décidé de vous partager quelques petits conseils et quelques-uns de mes outils d’organisation.

Chaque jour, je m’améliore dans ce domaine et découvre de nouvelles manières de pouvoir mieux organiser mon temps. Mais depuis des mois, voire des années, il y a des outils qui font partie de mon quotidien et qui je pense pourraient également vous être utiles. Je ne suis pas la Reine de l’organisation, et il y a encore des jours où j’ai la flemme de me mettre au boulot, néanmoins sans ces outils-là et l’adoption de certains réflexes, je pense que mon niveau de progression serait beaucoup plus faible.

Sache que pour les besoins de l’article, j’ai créé spécifiquement quelques-uns des outils que je cite, en plus de fonds d’écrans pour téléphone portable. Comme ça, tu peux les télécharger si tu le souhaites. Pour les découvrir, rends-toi en bas de la page.

ALARMES & APPLICATIONS

De quelle team faite vous partie. De ceux qui mettent 36 alarmes avant de finalement se décider à se réveiller ou une seule [alarme] vous suffit ? Me concernant, une seule est suffisante. Cependant, ma spécificité, c’est que je programme une alarme pour chaque chose que je dois commencer à faire. Par exemple, le matin avant de partir au travail, étant donné que j’ai la chance de commencer assez « tard », j’ai un peu de temps le matin. Donc parfois, je prends le temps de travailler un article ou autre chose avant de commencer à me préparer pour aller au boulot. Et ce que je fais, c’est qu’au lieu de mettre mon réveil le plus tard possible, uniquement pour gratter plus de temps de sommeil, c’est que j’active mon réveil de 6h20 ou celui de 7h00, tout dépendra de l’heure à laquelle je suis allé me coucher la veille ; et à partir de cette première alarme-ci, trois autres vont s’enchaîner dans les deux ou dans l’heure qu’il va me rester. Une demi-heure après la première, au cas où j’aurais décidé de la snooze (chose qui doit arriver deux fois dans l’année, mais je préfère être prévoyante) ; puis une pour me rappeler de ne pas trop perdre mon temps, une troisième pour me signaler d’aller me doucher, et enfin la dernière pour m’indiquer qu’il est temps que je quitte la maison. De cette façon, je n’ai pas besoin de stresser et de me rappeler qu’il faut que je fasse attention à l’heure. Je sais que mon alarme va sonner pour me rappeler à l’ordre !

Ici, je vais vous parler du fait de bien choisir ses applications, mais surtout du fait de bien les organiser ! Les applications c’est cool, ça permet d’apprendre plein de choses, et également d’être beaucoup mieux organisé dans sa vie de tous les jours. Cependant, je ne suis pas là pour vous en conseiller de façon précise, mais seulement pour vous rappeler que vous n’avez pas besoin d’en avoir dix mille. Une ou deux, grand max suffit pour un seul domaine. De toute façon, une fois que vous avez trouvé la bonne, celle qui vous convient, ce sera automatique pour vous de vous rendre uniquement sur celle-ci ; et vous supprimerez de vous-mêmes les autres qui vous bouffent votre batterie de téléphone et votre espace.

De plus, pensez à bien organiser vos écrans de portables et de tablettes ! Utilisez les widgets que vous avez à votre disposition sur votre smartphone et garder une certaine organisation. De cette façon, ça vous évitera de toujours chercher où se trouve telle ou telle application. Vous verrez, c’est un gain de temps considérable ! C’est quelque chose qui peut prendre plusieurs minutes, voire une bonne trentaine de minutes à faire une première fois, mais une fois que c’est fait, ce n’est plus à faire.

MATRICE D’EISENHOWER & VISON BOARD

La matrice d’Eisenhower est un outil d’analyse et de gestion du temps dont j’avais déjà entendu parler des années auparavant, sans jamais réellement l’expérimenter. Et croyez-moi, j’avais tort ! Aussi simple que cela puisse paraître, cet outil est tellement pratique et permet réellement de mieux s’organiser. C’est quelque chose d’hyper simple à reproduire chez soi, il vous suffit d’avoir une feuille et un stylo. Mais comme j’aime les jolies choses, je me suis dit que de vous proposer deux matrices « façon Bakirah« , serait peut-être une introduction à cet outil plus plaisante pour vous, si vous ne l’avez jamais utilisé, et même si vous pratiquez déjà cette méthode, avoir un joli design, c’est toujours sympa. (Voir, fin de l’article).

Le vison board, c’est surtout un tableau vous permettant de rester motivé et de garder continuellement vos objectifs en vue. Ce n’est pas tant que ça un outil de travail. Cependant, réussir à rester motiver fait partie du processus d’organisation. Aussi, ne pas trop alourdir son Vison Board fait qu’on ne se sent pas trop submergé et nul(le) quand une fois le 31 décembre arrivé, on réalise qu’on n’a pas tout réussi à accomplir. Donc, n’hésitez pas à créer des Visions Board pour une durée de six mois, un an ou deux ; et celui destiné à votre vie de rêve ultime, on le fait une fois et on évite d’y retoucher mille fois dans la semaine.

MONTHLY PLANNER & FOND D’ECRAN ORGANISATIONEL

Que préférez-vous ? Les weekly planner ou les monthly planner ? Pour ma part, les monthly planner me permettent d’avoir une vue d’ensemble plus large et aussi de pouvoir mieux organiser les choses que j’ai à faire. Et vous préférez le faire vous-même ou vous êtes des adeptes des bullets journals déjà tout fait ? Les deux, c’est bien. Personnellement, c’est ce que je préfère, avoir un mixte des deux. J’aime quand je n’ai pas à faire mon monthly planner, mais pour le reste ça ne me dérange pas de l’agrémenter moi-même. Souvent je trouve que tout simplement noter ce que j’ai à faire tel où tel jour ne me suffit pas. Et bien que j’apprécie l’idée de base d’un semainier/agenda, je trouve qu’à lui seul, ce n’est pas suffisant pour une bonne organisation.

Il y a quelques mois, j’ai redécouvert une astuce que j’avais totalement laissée au placard alors que ce doit être l’une des astuces les plus utiles pour une bonne organisation. En fait, il s’agit de changer son fond d’écran d’ordinateur, de sorte à avoir une parcelle d’écran spécifique à chaque catégorie. De ce fait, vous pouvez hiérarchiser vos dossiers et vos documents par ordre d’importance. Je ne sais pas si vous voyez ce que je veux dire, et j’ignore comment se nomme cette astuce, mais je pense que les trois fonds d’écran que j’ai créé et qui sont disponibles ci-dessous, vous donneront une idée de la chose.

PETITS PLUS

NOTER TOUT & PASSE A L’ACTION RAPIDEMENT

Tout noter, quitte à trouver ses idées débiles deux semaines plus tard et les supprimer. Une bonne idée peut vite s’envoler, donc vaut mieux noter. Parfois, c’est cool de pouvoir être relaxe et de prendre un peu son temps avant de faire quelque chose qui parait insignifiant à première vue. Alors qu’à vrai dire, en finir rapidement avec les petites tâches du quotidien, même celles qui sont chiantes, mais pas nécessairement compliquées ; cela peut vous dégager au fur et à mesure pas mal de temps ici et là. Surtout, ça vous évitera de vous retrouver avec 100 choses fastidieuses à faire un seul et même jour alors que vous avez d’autres priorités qui sont elles beaucoup plus importantes. Vous voyez, la matrice d’Eisenhower est super pour éviter de se retrouver dans ce genre de situation. (Voir document pdf ci-joint)

DETAILLER SES IDEES

N’hésitez pas non seulement à noter vos idées et vos responsabilités, mais à les détailler le plus possible afin de prendre conscience de la charge de travail que vous aurez à faire. Vous pouvez aussi bien les décortiquer sur une page blanche, que quelques secondes plusieurs fois par jour dans votre tête. De cette façon, ça deviendra un réflexe chez vous d’analyser une tâche et vous réussirez à la découper visuellement en plusieurs petits segments. Le but de l’organisation n’est pas de réussir à tout faire bien en un jour. Son but est de nous aider à trouver notre rythme, notre propre style et surtout d’apprendre à nous adapter selon notre rythme de vie et les diverses responsabilités que nous avons tous.

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